O rejestrację nazw produktów na liście Komisji Europejskiej mogą występować indywidualni producenci lub grupy producentów (w przypadku wniosku o GTS musi być to grupa producentów).

Procedura rejestracji produktów ma 2 etapy: krajowy i europejski. W pierwszym - polski producent wypełnia specjalny formularz wniosku, w którym opisuje swój produkt, surowce z jakich się składa, metodę jego wytwarzania, a także uzasadnia przyznanie któregoś z 3 oznaczeń, a następnie wysyła do Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Ministerstwo może poprosić producenta o uzupełnienie wniosku, bądź wyjaśnienie jakiś kwestii.

Po zaakceptowaniu przez organ opiniodawczy - Radę do Spraw Tradycyjnych i Regionalnych Nazw Produktów Rolnych i Środków Spożywczych w MRiRW, wniosek zostaje opublikowany na stronie internetowej Ministerstwa i inni producenci krajowi mają możliwość złożenia sprzeciwu w ciągu 1 miesiąca.

Jeśli nie ma sprzeciwu, Ministerstwo wysyła wniosek do Komisji Europejskiej, a ta wnikliwie sprawdza go jeszcze raz i podejmuje decyzję o opublikowaniu go w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich. Wnioski bywają odrzucane bądź kierowane do uzupełnienia, co wydłuża czas na podjęcia decyzji o publikacji. Kiedy dany produkt znajdzie się w Dzienniku, inne kraje członkowskie UE mogą zgłaszać zastrzeżenia lub sprzeciw do nadania mu oznaczenia, na co mają sześć miesięcy. Jeśli nikt nie zgłosi uwag, produkt zostaje zarejestrowany. Koszt związany ze złożeniem wniosku do Ministerstwa, a następnie wysłaniem go do Komisji to 300 PLN, które wpłaca się na konto Ministerstwa w momencie składania wniosku.